Yksi yhteismetsän hoitokunnan/toimitsijan vastuulla olevista tehtävistä on lain mukaan osakasluettelon ylläpito. Tata varten Innovatics Oy on kehittänyt yhteismetsille Oskari-osakasrekisteriohjelman, joka kattaa tietoturvan vaatimukset.
Innovatics järjestää Oskarin esittelyn Teams etätapahtumana maanantaina 22.1.2024 kello 18.00-19.30. Esite osakasrekisteriohjelmasta litteenä. Ilmoittautuminen linkkien lähetystä varten etukäteen sähköpostilla osoitteeseen: oskari@innovatics.fi.
Myös kysymyksiä voi lähettää etukäteen tai kysyä esittelyn aikana.
Osakasrekisterin tietoturva
Yhteismetsien osakasrekisterit sisältävät henkilötietoja, kuten osakastietoja, osakkaan henkilötunnuksia, pankkitilien numeroita, osoite- ja yhteystietoja sekä mahdollisesti muita henkilökohtaisia tietoja. Osakasrekisterin tietoturva on tärkeää varmistaa, jotta osakasrekisterin tietoja ei joudu väärin käsin.
Yhteismetsän hoitokunta tai toimitsija on oikeudellisessa vastuussa osakasrekisterin tietoturvasta. Rekisterinpitäjän on arvioitava mahdollisia riskejä, organisaation tietosuoja-ja tietoturvaohjeistuksen tasoa sekä henkilötietojen teknistä suojausta. Yhteismetsien on laadittava tietosuojaseloste, jossa kerrotaan miten henkilötietorekisteri on suojattu.
Yhteismetsän osakasrekisteristä on pidettävä hyvää huolta. Rekisterin tulee olla fyysisesti turvallinen ja sitä tulee käyttää vain sihen oikeutetuilla henkilöllä. Rekisterin tulee olla myös suojattu teknisesti esimerkiksi salasanoilla ja palomuurilla.
Henkilötietoja suojataan luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta hävittämistä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Tietoturvaloukkaukset voivat aiheuttaa vakavia riskejä rekisteröidyille, kuten identiteettivarkauden tai petoksen kohteeksi joutumisen. Henkilötiedot on pystyttävä palauttamaan myös tietokoneen rikkoutuessa. Rekisterinpitäjän on testattava suojatoimien toimivuutta säännöllisesti ja tehtävä tarvittavia parannuksia. Yhteismetsän osakasrekisterin tietoturvan parantamiseen voidaan tehdä seuraavat toimenpiteet
- Rekisterin fyysinen sijainti tulee valita huolellisesti. Rekisterin tulee olla lukitussa tilassa,
johon vain siihen oikeutetut henkilöt pääsevät - Rekisterin kirjaudutaan salasanalla. Salasana tulee olla rittävän vahva ja se tulee vaihtaa
säännöllisesti. - Rekisterin pääsy on rajoitettu vain siihen oikeutetuille henkilölle.
- Rekisteri on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla.
Lisätietoja yleisestä tietoturvasta saa esimerkiksi Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.
asiamies Tapio Sinkkilä 0400 296 386,1a11sin@gmail.com